Intern reglement
Het intern reglement vult de statuten aan, onder meer met de regels voor de verkiezingen.
Inhoud (6)
Artikel 1. Het Intern reglement
1.1. Het Intern reglement van de Diana VZW dient ter aanvulling van de statuten, en dient net zoals de statuten bekend te worden gemaakt op de website van de VZW.
Artikel 2. Facbar
Op moment van schrijven, zijnde 14 februari 2022, is Diana's facbar gelegen in 't Archief, Zeelstraat 1, 3000 Leuven.
Noot van de redactie: 't Archief is in mei 2025 gesloten. Waar de facavond nu plaatsvindt, lees je bij Activiteiten in de app.
2.2. Studentenvereniging Diana stelt een verantwoordelijke aan voor het beheer van Diana’s facbar-activiteiten en de contacten met de café-uitbater. Deze verantwoordelijke wordt telkens aangeduid door de opkomende praeses.
Artikel 3. Verbonden organisaties
3.1. Studentenvereniging Diana is onderdeel van de VZW OKeR. Dit is de overkoepelende vereniging die de kringen van de University College Leuven Limburg met elkaar verbindt.
3.2. Het Diana praesidium kan verbintenissen aangaan met andere kringen en clubs voor de duur van één praesidiumjaar. Deze andere organisaties mogen geen negatieve of politieke weerslag hebben op Diana, of strijdig zijn met andere bepalingen in de statuten.
Artikel 4. Verkiezingen
4.1 Aanvullend op Titel VI van de statuten worden hieronder de regels van kiesweek, kiescomité, kiesploeg, lolploeg(en) en de stemming verder besproken.
4.2. De kiesweek wordt conform de statuten elk academiejaar georganiseerd tussen 1 april en 15 mei. Het kiescomité (zie verder) zal tijdig bekend maken tijdens welke week de kiesweek valt.
4.3. De kiesweek, en bijgevolg ook de promotiecampagne die hierbij hoort, mag alleen lopen van zondag op maandag 00:00 uur tot donderdagnamiddag 16:00 uur. Buiten deze periode mag er geen promotie worden gemaakt door de kiesploeg, met uitzondering van de niet-kiescantus.
4.4. Op zondagavond van de kiesweek, om middernacht, stellen de ploegen zich voor in de huidige facbar van Diana. Het voorstellen van de kiesploeg dient verplicht gepaard te gaan met het geven van een vat bier van minimum 50 liter. Lolploegen worden hiervan ontzien (zie verder). Als door omstandigheden dit niet kan doorgaan zal het vat bier op een later moment van het bestuursjaar gegeven worden.
4.5. Het kiesreglement zijn regels van zaken die niet mogen, daarom mogen andere dingen niet automatisch wel. In het reglement zullen ook de verwachtingen van de kiesweek vermeld worden.
4.6. Het kiesreglement mag niet meer aangepast worden 2 weken voor de kiesweek begint. Het kiescomité deelt het kiesreglement mee aan de opkomende kiesploeg tussen 18 maart en 31 maart.
4.7. Wanneer er fouten tegen het reglement gemaakt worden door het kiescomité, kunnen de ploegen niet gesanctioneerd worden voor die fouten.
4.8. Wanneer bepaalde regels niet haalbaar zijn, kan de kiesploeg vragen dat de regels versoepeld worden om het praesidium te behouden. Dit gebeurt dan in samenspraak met het kiescomité.
Het kiescomité
4.9. Het goede en eerlijke verloop van de verkiezingen wordt verzorgd door het kiescomité. Dit orgaan bestaat uit minimum 1 en maximum 3 effectieve leden, die zich kenbaar dienen te maken op tenminste de laatste Algemene Vergadering die bijeen wordt geroepen voor de paasvakantie.
4.10. Het kiescomité dient goedgekeurd te worden door de Algemene Vergadering met een meerderheid. Bij problemen met de vorming van het kiescomité wordt de VZW OKeR hiervoor geraadpleegd.
4.11. Het kiescomité ziet erop toe dat de bepalingen van het kiesreglement worden nageleefd en kan sancties opleggen bij gemaakte fouten tegen dit kiesreglement. Tevens maakt het kiescomité reclame voor de kiesweek op Campus Gasthuisberg en Campus Proximus en bij de VZW OKeR.
4.12. Op de activiteiten van de ploegen verwacht het kiescomité als eerste bediend te worden of onmiddellijk wanneer nodig.
4.13. Bij het herhaaldelijk discussiëren met het kiescomité zullen er extra strafpunten uitgedeeld worden aan de betrokken kiesploeg.
4.14. Bij het niet uitvoeren van een aangekondigde activiteit zal het kiescomité de kiesploeg bestraffen met een onbepaald aantal strafpunten naarmate de omvang van de activiteit en de goesting die het kiescomité had om naar deze activiteit af te komen.
4.15. Het aantal strafpunten dat de kiesploeg heeft, zal ten vroegste pas bekend worden gemaakt bij de telling van de stemmen op de kiescantus.
Kiesploeg
4.16. Alle leden van de opkomende kiesploeg moeten ingeschreven zijn in een door Diana vzw vertegenwoordigde richting voor minstens 27 studiepunten heel het bestuursjaar lang. Uitzonderingen mogen aangevraagd worden aan het huidig praesidium op een Algemene Vergadering of aan het kiescomité en moeten goedgekeurd worden door de meerderheid van de stemmen.
4.17. Het bestuursorgaan (voorzitter, ondervoorzitter, penningmeester & secretaris) moet ingeschreven zijn in een door Diana vzw vertegenwoordigde richting voor minstens 27 studiepunten heel het bestuursjaar lang en moet tenminste één aaneensluitend praesidiumjaar ervaring hebben opgedaan als praesidiumlid van Diana. Uitzonderingen mogen aangevraagd worden aan het huidig praesidium op een Algemene Vergadering of aan het kiescomité en moeten goedgekeurd worden door de meerderheid van de stemmen.
4.18. Alle leden van de opkomende kiesploeg worden geacht deze statuten te kennen en bij het indienen van de kandidatuur gaan ze automatisch akkoord met deze statuten.
4.19. De opkomend praeses kent de statuten en brieft deze ook door aan alle leden van het opkomend praesidium.
4.20. Het is voor een kiesploeg verboden om affiches van andere ploegen te overplakken, vernietigen, verwijderen of bekladden.
4.21. Een kiesploeg wordt geacht de andere ploegen te respecteren en elke ploeg de kans te geven om affiches en propaganda te verspreiden.
4.22. Een kiesploeg mag tot twee weken voor de kiesweek leden werven door aan het kiescomité te vermelden dat deze kiesploeg opkomt als praesidium voor de studentenvereniging Diana, tenzij anders bepaald door het kiescomité.
4.23. De naam ‘Diana’ en de kleuren, de symbolen en de tekens die in verband gebracht worden met de VZW Diana mogen op geen enkele wijze gebruikt worden door de ploegen, bij activiteiten noch bij het aanvragen van sponsoring. Verwijzen naar activiteiten van studentenvereniging Diana uit het verleden mag zolang men de hier genoemde regels niet schendt. Het is tevens verboden om de naam ‘Diana’ in de kiesploeg naam te verwerken. Daarnaast moet ook alle drukwerk van een ploeg dat publiek zichtbaar is voorzien zijn van een stempel van Campus Gasthuisberg of Campus Proximus.
4.24. Exclusieve sponsoring vanuit de facbar van VZW Diana is verboden. Desbetreffende verantwoordelijken dienen in eer en geweten te handelen.
Lolploegen
4.25. Ploegen die opkomen zonder het oogmerk om verkozen te worden, maar louter met het doel om een gemoedelijke sfeer te creëren tijdens de kiesweek, worden “lolploegen” genoemd.
4.26 Een lolploeg moet minimum uit tweederde artemis leden van Diana bestaan en mag maximum tien leden tellen om er één te kunnen starten. Zij moeten zich kenbaar maken bij het kiescomité ten laatste twee weken voor de aanvang van de kiesweek.
4.27 Een lolploeg wordt niet verwacht hetzelfde kiesreglement te volgen als de kiesploeg aangezien zij niet verkozen kunnen worden. Het kiescomité deelt hen tijdig mee aan welk reglement zij zich dienen te houden.
De stemming
4.27. De stemming wordt opgedeeld in twee stemrondes, één op Campus Gasthuisberg en Campus Proximus van de UCLL en één tijdens de niet-kiescantus. Beide stemrondes worden georganiseerd door het neutraal comité, dewelke uiterst objectief dienen te blijven bij de stemming en bij het motiveren van stemmers.
4.28. Heel de kiesweek lang krijgen de door Diana vertegenwoordigde studenten en personeelsleden de kans om een stem uit te brengen. Deze stemmingen zijn anoniem en enkel beschikbaar via Stemt.org door het neutraal comité.
4.29. Op donderdagavond vindt de tweede stemronde plaats tijdens de niet-kiescantus. Elke aanwezige persoon die geldig aanwezig is mag hierop een stem uitbrengen.
4.30. Lolploegen zijn verplicht om na de stemming forfait te geven. De stemmen voor de lolploegen worden buiten beschouwing gelaten bij het berekenen van de uitslag.
4.31. De stemmen worden geteld onder toezicht van maximaal twee vertegenwoordigers van elke opkomende ploeg. De ploeg met de meerderheid van de uitgebrachte stemmen achter haar naam wordt beschouwd als winnaar. Deze uitslag dient zo snel mogelijk aan alle leden te worden bekendgemaakt.
4.32. De bevoegdheden worden formeel overgedragen op het einde van de niet-kiescantus. Dit is tevens het begin van het nieuwe werkjaar. Voor het einde van het academiejaar moeten de nodige documenten die een grondige werking van de VZW garanderen overgedragen worden.
4.33. Het optellen van de stemresultaten van de door Diana vertegenwoordigde studenten en personeelsleden en de stemming tijdens de niet-kiescantus zal volgens de verdeelsleutel 70/30 gebeuren. De uitslag van de stemming via Stemt.org zal meetellen voor 70 procent van de uiteindelijke uitslag. De uitslag van de stemming tijdens de niet-kiescantus zal meetellen voor 30 procent van de uiteindelijke uitslag.
4.34. Gedurende de kiesweek kunnen er strafpunten uitgedeeld worden. (zie regel 4.15.) Strafpunten kunnen uitgedeeld worden tot aan de telling van de stemresultaten. Het kiescomité bepaalt de mate waarin deze doorwegen tijdens de telling.
Artikel 5. Beleid
5.1. Minstens één persoon moet de belangen van Diana verdedigen op de praeses vergaderingen van VZW OKeR en de Algemene Vergadering van het campus overleg. Ook moet Diana X aantal personen afvaardigen naar de LOKO AV waarbij X gelijk is aan het aantal stemgerechtigden dat Diana dat bestuursjaar heeft.
5.2. Elk effectief lid van VZW Diana mag sponsoring voor de vereniging aanvragen, zolang dit gebeurt bij instanties waarvan de geest niet indruist tegen de algemene doelstellingen van de vereniging.
Artikel 6. Motie van wantrouwen
Een motie van wantrouwen is een formele aanvraag waarin mogelijke problemen of moeilijkheden omtrent een mede praesidiumlid kan aangehaald worden met als doel dit te bespreken op de eerstvolgende AV waarin alle argumenten besproken wordt en er geëindigd wordt met een stemming of het praesidiumlid al dan niet uit het praesidium verwijderd wordt. Elk praesidiumlid van Diana heeft het recht om een motie van wantrouwen in te dienen tegen elk praesidiumlid.
De procedure loopt als volgt:
Praat erover met de persoon in kwestie. Haal je problemen aan in een persoonlijk gesprek (face to face) en probeer het uit te praten.
Wanneer je het gevoel hebt dat er na een paar dagen/weken geen beterschap toont, haal je het probleem aan bij de Praeses/Vice-Praeses zodat deze je advies kan geven of zelf in gesprek kan gaan met de persoon in kwestie.
Hierna kan er een indien nodig een gezamenlijk gesprek volgen tussen jou, de Praeses en de persoon in kwestie zodat jullie hierover kunnen praten in een serene setting waarin de Praeses/Vice-Praeses als moderator dient.
Als je na het doorlopen van de eerste 3 stappen nog altijd geen enkele andere oplossing ziet dan de verwijdering van het praesidiumlid, dan kan je een motie indienen.
De motie van wantrouwen wordt via mail bezorgd 2 weken voor de volgende AV plaatsvindt. De motie wordt gestuurd naar het mailadres praeses@diana.be via het emailadres motieman.voor.moties@gmail.com. De motie moet gemotiveerd worden en de reden die tot uitsluiting leiden mogen niet subjectief zijn, maar moeten aantonen dat het de werking van het praesidium verstoort.
De motie wordt door de Praeses gecommuniceerd op de eerstvolgende AV.
De persoon die de motie indient, krijgt de kans om toe te lichten (dit is vrijblijvend). De persoon naar wie de motie gericht is, krijgt voldoende tijd om te reageren.
De persoon in kwestie wordt gevraagd om de AV tijdelijk te verlaten. Hier is er ruimte voor extra verduidelijking/discussie indien nodig.
Elk bestuurslid kan één stem uitbrengen waarna deze worden opgeteld. Bij een 2/3e meerderheid van deze stemmen wordt de persoon verwijderd uit het praesidium.
De persoon wordt binnengeroepen door de Praeses/Vice-Praeses en wordt het resultaat meegedeeld.
Uitzondering: als de persoon in kwestie de Praeses/Vice-Praeses is, spreek dan een neutrale partij aan.
Het hele proces is strikt vertrouwelijk en alle informatie blijft tussen de bestuursleden.