Privacyverklaring

Wie zijn we

Diana VZW (Studentenvereniging Diana), Herestraat 49, 3000 Leuven (ondernemingsnummer 0644.654.377), is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Vragen over je gegevens? Mail admin@diana.be of algemeen@diana.be.

Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld), taalvoorkeur.
• Profiel: geboortedatum, opleiding, woonplaats, lichting, en optioneel een foto en korte bio.
• Lidmaatschap en betalingen: pakket, looptijd, betaalstatus en -methode. Kaartgegevens en bankrekeningnummers verwerkt onze betaalpartner Mollie; wij zien ze niet.
• Wat je in de app plaatst: berichten, reacties, inschrijvingen voor activiteiten.
• Activiteiten: voor sommige activiteiten (zoals een weekend) vragen we extra gegevens die nodig zijn om ze veilig te laten verlopen, zoals je gsm-nummer, je studentennummer, een contactpersoon voor noodgevallen of relevante medische informatie (bijvoorbeeld een allergie). Medische informatie vragen we alleen met je uitdrukkelijke toestemming. We gebruiken die gegevens alleen voor die activiteit en bewaren ze niet langer dan nodig.
• Technische gegevens: inlogsessies, IP-adres bij aanmelden (beveiliging), pushmeldingsabonnementen.

Waarom en op welke grond

• Je lidmaatschap uitvoeren (overeenkomst): account, betalingen, ledenkaart, activiteiten, servicemails.
• Gerechtvaardigd belang: de ledengids, zichtbaar voor andere leden (naam, foto, opleiding, lichting), en de mails met clubnieuws en activiteiten. Die staan standaard aan wanneer je een account maakt. Je zet ze altijd met één klik uit, via de uitschrijflink in elke mail of in je accountinstellingen.
• Toestemming: aanbiedingen van partners, een e-mailoverzicht en de alumninieuwsbrief. Je kunt je altijd uitschrijven.
• Wettelijke verplichting: we bewaren betalingsgegevens 7 jaar voor de boekhouding.

Foto's op activiteiten

Op onze activiteiten worden sfeerfoto's genomen. Dat melden we vooraf, bijvoorbeeld in de aankondiging of aan de ingang. Foto's van het publiek waarop niemand in het bijzonder centraal staat, mogen we gebruiken zonder aparte toestemming. Voor gerichte foto's, zeker voor promotie, en voor publicaties zoals een affiche of folder vragen we eerst de toestemming van wie herkenbaar in beeld is. Wil je niet gefotografeerd worden, laat het ons dan vooraf weten: je krijgt dan een herkenbaar teken, zoals een gekleurde sticker.

Wie je gegevens ziet

Het bestuur ziet de ledenlijst, maar ziet je leeftijd in plaats van je volledige geboortedatum. Beheerders zien alles om de ledenadministratie te doen. Verwerkers: Mollie (betalingen), SMTP2GO (e-mail), onze hostingprovider in de EU. We verkopen nooit gegevens en geven ze alleen aan anderen door als je daarvoor toestemming gaf.

Hoe lang

Zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan wissen we je gegevens na 14 dagen; betalingsgegevens blijven 7 jaar bewaard, gekoppeld aan een geanonimiseerd account. Je berichten blijven staan als "Oud-lid". Voor de alumninieuwsbrief bewaren we je naam en e-mailadres tot je je uitschrijft.

Je rechten

Je kunt je gegevens inkijken, verbeteren, downloaden (Account → Privacy → Gegevens downloaden) en je account verwijderen. Gaf je toestemming, dan kun je die altijd intrekken. Je kunt bezwaar maken tegen de ledengids en klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Links naar andere websites

In de app, op onze sociale media en in onze berichten kunnen links staan naar websites van andere organisaties. Diana is niet verantwoordelijk voor hoe zij met persoonsgegevens omgaan; lees daarvoor hun eigen privacyverklaring.